Privacy Policy F4B (Finance 4 Business b.v.)

F4B (Finance 4 Business b.v.) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In
deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. F4B houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving,
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in
ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
  verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal
  nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
  uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging
  van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
  van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en
  deze respecteren.

Als F4B zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het
doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons
wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten

Persoonsgegevens van klanten worden door F4B verwerkt ten behoeve van de volgende
doelstelling(en):

• Administratieve, fiscale, financiële en juridische doeleinden, meer specifiek het verwerken en
  controleren van administraties, het opstellen van alle voorkomende fiscale aangiften,
  aanvragen van toeslagen, fiscaal, financieel en juridisch advies;
• Het informeren van (overheids)instanties;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan F4B de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Woonplaats;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht;
• BSN;
• Kopie ID.

Uw persoonsgegevens worden door F4B opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst, en daarna gedurende de termijn van de
  wettelijke bewaarplicht voor maximaal 7 jaar, danwel een afwijkende termijn voor zover
  deze voortvloeit uit wettelijke bepalingen.

Verwerking van persoonsgegevens van Leveranciers

Persoonsgegevens van leverancier worden door F4B verwerkt ten behoeve van de volgende
doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan F4B de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Vestigingsplaats;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door F4B opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst, en daarna gedurende de termijn van de
  wettelijke bewaarplicht voor maximaal 7 jaar, danwel een afwijkende termijn voor zover
  deze voortvloeit uit wettelijke bepalingen.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door F4B verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan F4B de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door F4B opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten
en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door
F4B verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn /
  Facebook /Twitter / Instagram;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan F4B de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Woon- en of vestigingsplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door F4B opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten
  en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is
voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• De verwerking van de administratie en de fiscale gegevens;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin
uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder
zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk
verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek
(persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en
zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met
derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

F4B bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn
verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens
van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende
maatregelen genomen;

• Alle personen die namens F4B van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan
  geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding
  toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
  technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
  Persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u
ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
(of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u
verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een
andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan
voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe,
dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover
direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk
erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit
is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact
met ons op!